Näin poistat Rekord-tilisi

Tietoja Rekord-tilin poistamisesta

Rekord on mobiilikeskeinen hallintatyökalu, joka on suunniteltu erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten (SMB) tarpeisiin. Se auttaa käyttäjiä seuraamaan toimintaa, hallitsemaan tiimejä ja optimoimaan päivittäistä työnkulkua. Koska Rekord käsittelee arkaluontoista liiketoimintatietoa, tilausten hallintaa ja työntekijöiden toimintalokeja, sen keräämä datamäärä on merkittävä.

Käyttäjät saattavat päätyä poistamaan Rekord-tilinsä useista syistä. Yleisimpiä syitä ovat yritystoiminnan muuttuminen, siirtyminen toiseen hallintajärjestelmään tai tarve minimoida yrityksen digitaalinen jalanjälki. Kun yrityksen strategiset tiedot tai työntekijöiden henkilötiedot on tallennettu pilvipalveluun, tilin asianmukainen poistaminen on välttämätöntä tietoturvan ja GDPR-vaatimusten noudattamiseksi.

• Rekordin käsittelemät tiedot: Yrityksen yhteystiedot, projektien aikataulut, käyttäjäprofiilit ja laskutustiedot.
• Syyt poistoon: Liiketoimintaprosessien uudelleenarviointi, GDPR-vaatimusten noudattaminen tai vanhentuneiden asiakas- tai tiimitietojen poistaminen.
• Hallittavuus: Mobiilisovelluksen kautta tapahtuva datan hallinta voi kerryttää lokitietoja, jotka on syytä poistaa kokonaan tilin sulkemisen yhteydessä.

Mitä tiedoillesi tapahtuu

Kun pyydät Rekord-tilin poistamista, palvelu käynnistää prosessin, jossa järjestelmään tallennetut henkilökohtaiset tiedot ja yrityskohtaiset syötteet poistetaan. On kuitenkin tärkeää huomata, että tietyt tiedot saattavat säilyä varmuuskopioissa tai lakisääteisten velvoitteiden (kuten kirjanpitolaki) vuoksi tietyn ajan.

• Profiilitiedot: Käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja rooli yrityksen sisällä poistetaan aktiivisesta tietokannasta.
• Käyttölokit: Rekord kerää lokitietoja sovelluksen käytöstä, joita käytetään suorituskyvyn parantamiseen ja diagnostiikkaan.
• Laskutustiedot: Maksutapahtumahistoria saatetaan säilyttää lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.
• Yrityksen sisältö: Projektien tiedostot ja tiimin sisäiset viestit poistetaan, kun tili suljetaan.

Yksityisyyden huomioiminen

Rekordin käyttöön liittyy tiettyjä yksityisyysriskejä, jotka johtuvat sovelluksen laajasta pääsystä yrityksen sisäisiin tietoihin. Koska kyseessä on SMB-työkalu, se saattaa kerryttää myös metatietoa laitteista ja sijainnista, jos sovellukselle on annettu vastaavat oikeudet.

• Tarkista sovellusoikeudet: Ennen tilin poistamista, varmista että olet poistanut sovelluksen käyttöoikeudet mobiililaitteestasi.
• Vientitoiminto: Ennen tilin poistamista, muista viedä (export) kaikki tarpeelliset tiedot omalle palvelimellesi.
• Evästeet ja seuranta: Jos käytät Rekordia myös selaimella, tyhjennä välimuisti ja evästeet poistumisen jälkeen.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko palauttaa poistetun Rekord-tilin?

Rekordin tilin poistaminen on yleensä pysyvä toimenpide. Kun olet vahvistanut poiston, tiedot poistuvat tuotantoympäristöstä eikä niitä voi palauttaa.

Poistaako tilin sulkeminen myös yrityksen muut käyttäjät?

Yksittäisen käyttäjätilin poistaminen ei vaikuta koko yrityksen tiliin, ellet ole yrityksen ainoa omistaja ja järjestelmänvalvoja.

Miten toimin, jos yrityksen ylläpitäjä on lähtenyt organisaatiosta?

Ota yhteyttä Rekordin asiakastukeen ja varaudu todistamaan oikeutesi yritystilin hallintaan, jotta voit pyytää tilin poistoa.

Säilyttääkö Rekord tietoja mainostarkoituksiin?

Rekord keskittyy liiketoiminnan hallintaan, mutta on suositeltavaa tarkistaa heidän uusin tietosuojaselosteensa koskien analytiikkakumppanien käyttöä.

Kauanko tilin poistoprosessi kestää?

Pyynnön käsittely voi viedä muutamia arkipäiviä riippuen siitä, tehdäänkö poisto suoraan asetuksista vai asiakaspalvelun kautta.

Pitäisikö minun ladata tiedot ennen poistoa?

Kyllä, Rekord ei tarjoa automaattista arkistointia tilin poiston jälkeen, joten kaikki tärkeä data tulee varmuuskopioida itse.