Cómo eliminar tu cuenta de Payhawk

Sobre la eliminación de tu cuenta de Payhawk

Payhawk es una plataforma integral diseñada para la gestión de gastos corporativos, tarjetas de empresa y automatización de cuentas a pagar para empresas en crecimiento. La plataforma centraliza el flujo de efectivo, permitiendo que los equipos financieros controlen presupuestos, emitan tarjetas corporativas y gestionen reembolsos en tiempo real. Al ser una herramienta financiera, Payhawk recopila una gran cantidad de datos transaccionales, perfiles de empleados y registros de gastos que son fundamentales para el cumplimiento contable.

Es posible que desees eliminar tu cuenta de Payhawk por diversas razones específicas, como la finalización de un contrato de servicios, la consolidación de herramientas financieras en una sola plataforma, o el cese de operaciones de una entidad corporativa. Es importante tener en cuenta los siguientes puntos antes de proceder:

• La eliminación de una cuenta de Payhawk implica la pérdida de acceso al historial de transacciones y archivos de auditoría.
• La desconexión con sistemas contables integrados, como SAP, NetSuite o Xero, debe gestionarse manualmente antes de solicitar la baja.
• La revocación de tarjetas corporativas vinculadas debe ser confirmada con el administrador de la cuenta para evitar problemas de pago.

Qué sucede con tus datos

Cuando solicitas la eliminación de tu cuenta en una plataforma financiera como Payhawk, el proceso no siempre resulta en una eliminación inmediata y total de toda la información. Debido a las regulaciones financieras internacionales, como las leyes contra el blanqueo de capitales (AML) y normativas de auditoría fiscal, Payhawk está obligado por ley a conservar ciertos registros financieros durante un periodo de tiempo determinado, incluso si cierras tu cuenta.

Los tipos de datos que Payhawk gestiona y que pueden verse afectados incluyen:

• Información de perfil: Datos personales del empleado o administrador, incluyendo correos electrónicos y detalles de identidad.
• Registros de transacciones: Historial completo de pagos realizados con tarjetas corporativas y reembolsos.
• Documentación contable: Facturas, recibos escaneados y comprobantes de gasto subidos a la plataforma.
• Datos de integración: Conexiones con software ERP o contable y datos de sincronización bancaria.

Consideraciones de privacidad

El uso de Payhawk implica ceder una visibilidad detallada sobre los hábitos de gasto y los proveedores corporativos de tu organización. Si bien la plataforma implementa medidas de seguridad robustas para proteger estos datos financieros, la eliminación de la cuenta es el paso definitivo para asegurar que tu información corporativa ya no sea procesada por el servicio. Considera estos consejos:

• Descarga todos tus informes de gastos y extractos bancarios antes de solicitar la eliminación.
• Revoca el acceso a terceros en la configuración de integraciones si es posible.
• Asegúrate de que todos los saldos de las tarjetas estén liquidados para facilitar el proceso de cierre.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar mi cuenta de Payhawk si todavía tengo tarjetas activas?

No, debes cancelar todas las tarjetas corporativas y saldar cualquier gasto pendiente antes de solicitar la eliminación definitiva del perfil empresarial.

¿Qué ocurre con mis facturas ya exportadas a mi sistema contable tras borrar Payhawk?

Los datos ya exportados a tu software ERP externo permanecerán en ese sistema, pero el enlace de sincronización entre Payhawk y dicho software se desactivará permanentemente.

¿Es posible recuperar una cuenta de Payhawk después de pedir su eliminación?

Generalmente, una vez que el equipo de soporte procesa la solicitud de eliminación y depura los datos de los servidores, la recuperación de la cuenta no es posible.

¿Debo contactar con Payhawk aunque sea un usuario estándar y no el administrador?

Sí, generalmente la solicitud debe ser validada por el administrador de la cuenta o el soporte técnico para verificar que el usuario no tiene responsabilidades financieras pendientes.

¿Payhawk guarda copias de mis recibos después de cerrar la cuenta?

Aunque cierres la cuenta, Payhawk podría estar legalmente obligado a conservar copias de documentos transaccionales para cumplir con regulaciones financieras, aunque el acceso a estos documentos será restringido o eliminado para el usuario.